Ben7 to system zaprojektowany i stworzony z myślą o wspieraniu procesu realizacji zamówienia. Umożliwia kompleksową obsługę zamówienia od momentu wysłania zapytania materiałowego lub kooperacyjnego po wysłanie transportu do klienta.
System Ben7 jest powiązany z systemami:
• Tworzenia kalkulacji na potrzeby ofert
• Obsługi zgłoszeń i reklamacji produkcyjnych i kooperacyjnych (Ben Help)
System ben7 może być instalowany i obsługiwany zarówno w firmie jak u klienta umożliwiając szybką wymianę informacji związanych z realizacją zamówienia. Tworzone w systemie zapytania, oferty, zamówienia, potwierdzenia dostępne są od razu po ich utworzeniu, a dzięki mechanizmowi automatycznej aktualizacji użytkownicy od razu widzą pozycje dodane do systemu. Dzięki temu minimalizowany jest czas oczekiwania ze strony firmy lub klienta. System korzysta także z modułu obsługi wiadomości e-mail i SMS, za pomocą którego wysyłane są informacje o statusie realizacji zamówienia a także zapytania materiałowe i kooperacyjne.
Dzięki wykorzystaniu funkcjonalności bazy użytkowników oraz rozbudowanego mechanizmu nadawania uprawnień możliwe jest precyzyjne określenie dostępu do wybranych funkcjonalności systemu wybranym użytkownikom. Wszystkie działania podejmowane przez użytkowników pracujących w systemie są także przechowywane w dzienniku aktywności i mogą być wyświetlone w postaci raportu.
Współpraca systemu Ben7 z aplikacją obsługi zgłoszeń i reklamacji daje użytkownikom możliwość szybkiego poinformowania o problemie z produktem lub zamówieniem. Aplikacja Ben Help pozwala na szczegółowe prześledzenie procesu reklamacji na towar lub usługę włącznie ze wskazaniem działu w firmie oraz osób odpowiedzialnych za powstanie wady. Umożliwia ona także odmowę uznania reklamacji, jeśli w toku postępowania wykazano, że firma nie ponosi odpowiedzialności za zgłoszoną sytuację. Informacja o statusie zgłoszenia reklamacyjnego oraz decyzja (wraz z dokumentami w formacie .pdf) jest przekazywana obu stronom za pośrednictwem wiadomości e-mail.
System ben7 umożliwia kompleksową obsługę zamówienia i zlecenia produkcyjnego w oparciu o wbudowane moduły obsługi: zapytań, kalkulacji, ofert, zamówień, zleceń, potwierdzeń, akceptacji oraz potwierdzeń dostaw. Ponadto szczegółowe informacje związane ze zleceniami dostępne są dla użytkowników w postaci rejestrów: gum, wykrojników, materiałów, towarów. Możliwy jest także wgląd w faktury dla wybranych zleceń a także konfiguracja i przeglądanie danych dotyczących dostaw produktów do klientów.
Dzięki wbudowanej bazie licencji możliwe jest zarządzanie zarówno licencjami jak i produktami wytwarzanymi z wykorzystaniem wybranych licencji. Baza licencji umożliwia precyzyjne skonfigurowanie danych o produktach: możliwe wzory, rodzaje produktów, załączanie plików graficznych, przydzielanie kodów oraz dane techniczne produktu wymagane przez grafików.
Pozostałe funkcjonalności systemu:
• Rozbudowana baza klientów
• Rejestr zleceń produkcyjnych
• Baza zamówień materiałowych
• Baza zamówień kooperacyjnych (usługowych)
• Rejestr korespondencji e-mail
• Rejestr przepływów materiałów na produkcję
• Raporty: aktywności użytkowników, dzienniki zdarzeń (ogólny, szczegółowy), ilości sporządzonych kalkulacji, przychodzących zapytań, tworzonych ofert oraz raport obrotów
• Wsparcie obsługi formatu EDI dla zamówień
• Współpraca z systemem Sage Symfonia
• Obsługa dostaw – estymacji
• Moduł podglądu rozrachunków